DALAM suatu Lembaga, membuat surat dinas adalah hal yang sudah biasa dilakukan. Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain maupun kepada Lembaga lain. Contoh surat dinas saat ini juga bisa diakses diberbagai platform situs pencarian.
Menulis surat dinas tentu tidak boleh asal karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat dinas. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas yang baik dan benar.
– Fungsi Surat Dinas
Surat dinas sebagai surat resmi dari suatu Lembaga atau organisasi tentu memiliki beberapa fungsi. Fungsi dari surat dinas yaitu menginformasikan terkait hal-hal kedinasan dari pihak satu ke pihak lainnya.
Selain itu, surat dinas juga memiliki fungsi sebagai pengingat karena surat bisa disimpan sebagai dokumen dan diarsipkan. Tak hanya itu, arsip ini juga bisa menjadi salah satu barang bukti atau alat untuk peninjauan terkait perkembangan suatu instansi.
Prinsip Surat Dinas
Ada beberapa teori yang menyebutkan prinsip dari surat dinas. Salah satu teori yang cukup terkenal yaitu dari Guffey, dkk (2006). Surat dinas setidaknya mencangkup tiga prinsip yaitu memiliki tujuan, berorientasi pada pembaca serta hemat ekonomis.
Hal ini berarti bahwa surat dinas dibuat dengan tujuan yang jelas. Surat dinas dibuat untuk menyampaikan suatu informasi sehingga harus ditulis dengan detail dan lengkap.
Tak hanya itu saja, surat dinas juga harus memiliki prinsip hemat ekonomis yang artinya ditulis dengan bahasa yang singat, padat dan jelas. Bahasa yang digunakan pada surat dinas tidak ditulis dengan bahasa yang bertele-tele sehingga maksud dan tujuannya bisa disampaikan dengan jelas serta mudah dimengerti oleh pembacanya.
Jenis Surat Dinas
Sebelum menulis surat dinas, pastikan Anda mengetahui jenis-jenis surat dinas. Setiap jenis surat dinas memiliki format yang berbeda-beda berdasarkan isi dari surat dinas tersebut.
Jenis-jenis surat dinas diantaranya yaitu mulai dari surat undangan, surat tugas, surat perintah, surat permohonan, surat keputusan hingga surat perjalanan dinas.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas ditulis berdasarkan jenisnya. Namun, selain itu, ketika menulis surat dinas juga harus memperhatikan struktur penulisan surat dinas. Sederhananya, struktur surat dinas berisi hal-hal mulai dari kepala surat, tanggal dan nomor penulisan surat, lampiran dan perihal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, identitas pengirim surat.
Selain itu, pada bagian bawah biasanya terdapat tembusan surat yang berkaitan dengan instansi lain maupun instansi lainnya yang berkaitan.
Surat dinas juga biasanya akan ditanda-tangani oleh penanggung jawab surat tersebut serta dibubuhi stempel. Pada surat dinas juga terdapat lampiran jika memang ada dan hal ini biasanya tergantung dari tujuan surat tersebut.
Isi Surat Dinas
Pada umumnya, surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Isi surat dinas juga cukup beragam sesuai dengan jenis surat tersebut.
Saat pembuatan surat dinas, isi surat dinas harus dijelaskan dalam gaya bahasa yang baku karena surat dinas merupakan surat yang resmi. Meskipun isi dari surat dinas cukup beragam, pada bagian isi harus dijelaskan secara detail supaya informasi yang diberikan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat.
Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat pembuatan surat dinas. Anda bisa mencari beragam contoh surat dinas berdasarkan jenisnya secara online maupun offline. Semoga informasi di atas bisa berguna untuk anda semua.
